AR-GE çalışanları, belli periyotlarda bir araya gelip meşgul oldukları sahayla alakalı olarak a- bir problemin olup olmadığını, b- daha başka neler yapılabileceğini, c- yapılacak şeylerin uygulamadaki safhalarını, d- alınan kararların uygulamada karşılaştığı/karşılaşması muhtemel zorlukların nasıl aşılacağını vs. belirlerler.
Bir müessesede problemin tespiti büyük önem arz eder. Problemler bazen tespit için araştırmaya gerek duymayacak şekilde açıktır. Böyle bir problem hemen istişare konusu yapılabilir. Ancak keşfedilmeyen daha pek çok problem olabilir. Bunların sezilip ortaya çıkarılması, ince bakışa, tahlilci düşünceye bağlıdır. Bu bazen grup istişareleriyle bazen de bir şahsın zihnî faaliyetiyle ortaya konur. Bazen genel bakış içerisinde problem olarak görülmeyen bir mesele, dikkatli tetkike tabi tutulduğunda problem olarak ortaya çıkabilir. Her ne şekilde olursa olsun problemin ortaya çıkarılması ve tahlile tabi tutulması AR-GE çalışmalarının en önemli safhalarından biridir.
Bir müessesede ya da bir sahada her zaman problem olmayabilir. Fakat her halükârda o müessesenin sistemli işlemeye ve gelişmeye ihtiyacı vardır. Sistemli işleme periyodik istişarelerle sağlansa da gelişme meselesi özel fikrî yoğunlaşmaya ihtiyaç duyar. Bu açıdan AR-GE, problem olmayan konularda da araştırma yapmalıdır. Bir müessese daha ileriye nasıl götürülür, mevcut sistem bugünkü ihtiyaçlara cevap verse de onun yarınları kucaklayabilmesi için daha farklı neler yapılabilir gibi soruların cevabı aranmalıdır.
Problem ya da ihtiyaç tespit edildikten sonra çözüm için araştırmalar yapılmalıdır. Muhtemel ya da kesin çözümler ortaya konmalı, çözüme doğru takip edilecek yolun safhaları tek tek belirlenmelidir. Safhalar belirlenmeden ortaya konulan çözümlerin hem idare tarafından kabul edilmesi hem de uygulanması çok zordur. Pek çok çözüm odaklı çalışma vardır ki, problemle çözüm arasında yürünecek yol ve takip edilecek metot belirlenmediği için neticesiz kalmaktadır.
AR-GE kadrosunun yapacağı diğer bir görev, daha önce tespit edilip kabul almış projelerin seyrini takiptir. AR-GE burada bir nevi yürütme görevini de üstlenmektedir. Aslında yürütme görevi idareye aittir. Ancak daha sonra yapılacak projelerin ve iyileştirme çalışmalarının arızasız devam edebilmesi için bir taraftan AR-GE’nin mevcut işleyişe de kafa yorması gerekmektedir.
Eğer mevcut işleyişte herhangi bir arıza söz konusu ise AR-GE bunun için çözümler, alternatif yollar bulmaya çalışacaktır.
AR-GE’nin yetkisi
AR-GE kadrosu öncelikle, çalışılacak konuların muhtemel alt başlıklarını çıkarır. Ardından sahaya çıkarak o işle alakalı bütün şahıs ve birimlerle görüşmeler veya anketler yapar.
Bu araştırmalar esnasında, bir üst idare tarafından kadroya tam yetki verilmelidir. Kadro, gerekirse araştırma sahasını oluşturan müessese yetkilileri ve çalışanlarıyla tek tek görüşebilmeli, anketler yapabilmeli, gerekli belge ve bilgilere rahatlıkla ulaşabilmelidir. Mesela bir firmanın AR-GE kadrosu, o firmanın bütün fabrika, müessese ve şubelerine rahatlıkla girip araştırmasını yapabilmelidir.
Burada muhtemel problem, yetkili şahısların kendi yetkisinde olan sahayı, AR-GE çalışanlarına açmak istememeleri, bunu içe müdahale şeklinde algılamaları, çalışmanın ortaya çıkaracağı neticeleri idareye yapılmış birer şikâyet olarak değerlendirmeleridir. Bu ihtimalleri çoğaltmak mümkündür. İnsan unsuruna bağlı olarak çalışan bütün yapılarda bu tür problemlerin çıkması kaçınılmaz ve bir derecede normaldir. Ancak bu problemler, çalışmanın hedefi ve şekli, çalışanların iyi niyeti açıklandığında aşılabilecek gibi görünmektedir.
Diğer yandan idari kadronun böyle bir araştırmaya izin verip destek olması, bütün birim mesullerini zorlayıcı rol oynayacaktır. Ancak ne kadar idari zorunluluk olsa da işin insani yönü ihmal edilmemeli, kişiler arası diyaloglar her zaman sıcak tutulmalı, işler karşılıklı saygı, şeffafiyet ve anlayışla sürdürülmelidir.
AR-GE-yönetim kurulu ilişkisi
Bu başlık altında akla hemen şu soru gelebilir: AR-GE grubunun yaptığını bir yönetim kurulu yapamaz mı? Yazının başında da dediğimiz gibi düşünmek ve üretmek için zihnen dinç, kargaşadan, stresten ve hayatın koşuşturmalarından uzak olmak gerekir. Bu özellik ise daha ziyade aynı mecliste sürekli zihnî faaliyet yürüten bir grupta bulunur. Elbette düşünceyi üreten büyük oranda harekettir ve işin tafsilatı daha çok hareket esnasında ortaya çıkar. Bu yönüyle yönetim kurulunun AR-GE grubuna ihtiyaç bırakmayacağı düşünülebilir. Ancak hem üretimin yoğunlaşmış zihnî faaliyet gerektirmesi hem de AR-GE’yi oluşturan kadronun faal hayattan kopmayacak olması, AR-GEyi ayrıcalıklı kılan iki husustur. Yani AR-GE kadrosu, bir taraftan pratik hayatla irtibatlı olacak bir taraftan da zihnî faaliyetini sürdürecektir.
Yönetim kurulu hem yasamayı hem de yürütmeyi üzerine alan bir yapıya benzer. Bir işi yüklenen yetkili insanlar belli periyotlarla bir araya gelir ve ne yaptıklarını ne yapacaklarını görüşürler. Şekil itibariyle bu kurul, AR-GE grubunun yaptığını yapıyor gibidir. Ancak meseleye yakından bakıldığında yönetim kurulunun daha ziyade, mevcut sistemi düzenli şekilde işletme, günlük ya da dar zamanlı problemlere çözüm bulma eksenin de işlediği görülür. AR-GE ise yakın zamanın problemleriyle ilgilenmenin ötesinde uzun soluklu plan ve projelerle meşgul olur.
AR-GE grubu, rutin çalışıp rutin ilerlemeler sağlayan yönetim kurulunu hareketlendiren bir merkez hüviyetindedir aynı zamanda. Çoğu zaman belli konuları konuşan, yeni hamleler yapmakta ve bunları takip etmekte zorlanan kurul, bu konuda AR-GE’den çok istifade edecektir. Diğer bir ifadeyle AR-GE, kurula yeni gündemler sunacak ve böylece onda hareketlilik sağlayacaktır. AR-GE ile yönetim kurulu arasında bilgi ve icra ilişkisi vardır. AR-GE’nin sunduğu bilgiyi kurul icra eder ve takibini yapar. Bu takipte iş bölümü yapabilirler.
Yönetim kurulu ile AR-GE grubunun çalışma şeklini şu şekilde resmedebiliriz: AR-GE kadrosu ortaya koyduğu problemi ve bu problemin çözümüne dair taslağı kurula sunar. Kurul, taslak hakkında görüş bildirir. Görüş olumsuz olup problem de ciddiyet arz ediyorsa AR-GE, kurulu ikna etmek için problemin boyutunu ve çözüm alternatiflerini gösterir.
Burada AR-GE grubunun dikkat etmesi gereken husus, yeni bir teklifin, kurul tarafından hemen kabul edilmeyebileceği gerçeğidir. Bu bazen meselenin tam algılanamamasından, akla sığmamasından, mevcut işleyişin yeterli görülmesinden kaynaklanabileceği gibi bazen yanlış hislerin devreye girmesinden de kaynaklanabilir. Sebep ne olursa olsun, AR-GE grubu projesini kurula olabildiğince makul, tafsilatlı bir şekilde ve işleyiş merhaleleriyle beraber arz etmelidir.
Kurula arz edilen proje, heyette kabul edildikten sonra AR-GE grubu, arz edilen merhalelere göre çalışmalarına başlar. Gelişmeler hakkında periyodik olarak kurulu bilgilendirir ve onlardan görüş alır.
Netice
Herhangi bir müessesenin gelişip büyümesi ve hep canlı kalması için fikir üretimi şarttır. AR-GE, bir bilgi ve fikir üretim merkezi olarak bugün bütün kurumların ihtiyaç duyduğu bir mekanizmadır. Bu mekanizma belli bir bütçe ve kadro gerektirdiği için başlangıçta yük veya gereksiz gibi görünse de uzun vadede sağlayacağı ilerlemeler ve getireceği gelir düşünüldüğünde onun ne kadar önemli olduğu anlaşılacaktır. Bugün bu gerçeği bilen devlet ve müesseseler AR-GE çalışmalarına büyük önem vermektedir.
